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然而，如果您收到关于销毁文件的问题，最好保留一份工资记录日期和销毁这些文件的日期清单。

提示：如果您不确定要保留工资记录多长时间，最好在处理之前咨询律师。 

虽然大多数州都遵守美国国税局和美国劳工部制定的保留要求，但少数州已采取额外措施完善工资记录保留政策。例外的州包括加利福尼亚州、伊利诺伊州和纽约州。

加利福尼亚州：工资记录必须保存六年。
伊利诺伊州：工资记录必须保存五年。
纽约：工资记录必须保存六年。
如何管理和存储工资记录
保存工资记录主要有三种方法：

自己存储文件。
付钱给一家公司，让其将文件存储在异地。
投资工资单软件以电子方式保存文件。
提示：如果您的企业刚刚起步或者需求很少，请考虑免费危地马拉whatsapp 数据 的工资服务和应用程序。

自助存储
虽然将纸质记录存储在盒子或文件整理器中是一种选择，但这种方法存在几个缺点。 

首先，大多数企业没有能力不断地检查文件，因此可能会将过时的文件与仍需要保留的文件混合在一起。 

其次，即使工资记录归档正确，寻找副本也可能需要花费时间——如果你要处理心怀不满的员工、会计师或国税局，你可能就没有时间享受这种奢侈。 

最后，保证纸质文件全天候的安全几乎是不可能的。

您知道吗？您还可以使用内部文档管理系统存储记录。最好的文档管理软件可以帮助您无缝地组织和管理电子文档。

异地存储
与自助存储相比，异地存储工资记录确实具有诸多优势，包括安全性更高、办公空间更大。但是，异地存储工资信息可能不是您企业的最佳选择。以下是异地存储的一些缺点：

缺乏访问权限。从异地设施即时访问文档可能很困难。此外，如果您的企业重复使用相同的表格，将文档存储在异地可能会造成严重的问题。
不合规。您选择的文件存储设施可能不 100% 符合联邦、州和地方法律。不合规可能会导致保护您企业的敏感信息出现问题。此外，当您需要保证文件的长期安全时，异地设施的温度和湿度条件可能是一个问题。
更多费用。选择远离总部的异地存储设施可能会大大增加成本，例如必须支付员工工资以及往返送取文件的汽油和里程费用。
工资单软件
手动监控工资记录可能会分散您的注意力，使您无法跟上其他业务任务。相反，投资工资软件可以帮助您了解要准备什么、存储在哪里以及保留工资记录多长时间。

Gusto、Paychex 和 QuickBooks Payroll 等软件选项可自动涵盖您的员工工资单、税款、福利和工资扣除。此外，工资单软件可以通知您新的合规要求。有关这些服务的更多信息，请阅读我们的Gusto 评论、Paychex 评论和QuickBooks Payroll 评论。 

使用工资单软件，如果您需要员工、会计师或 IRS 的工资记录，您可以登录软件或工资单移动应用程序并打印您的记录。您不必翻阅几页手写计算。选择符合您业务需求的工资单软件或工资单服务，节省时间和金钱，这样您就可以专注于发展业务。