技术在短短几十年内改变了许多职业。还有会计。每天，继续手动将发票数据插入 Excel 工作表的公司越来越少。
在 80 年代和 90 年代，管理办公室里堆满了文件柜，里面装满了笔记和手工制作的账目，但如今，数字化已经让这种看似尘土飞扬、黑白分明的愿景发生了 360 度的转变。所有这些纸张都已转换为数字发票，自动会计允许以自动方式提取其中包含的数据。
冠状病毒危机促使许多企业加入此类系统。在本文中，我们将告诉您什么是自动会计以及如何将其应用到您的业务中。
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自动会计是从发票中提取数字格式的数据，自动进行会计分录的过程。该软件从客户交付的发票中读取并提取数据，在程序中进行机械化，然后自动发送给会计。
这可以节省时间并防止人为错误。使用这项技术可以提高您所使用的数据的质量和一致性。结果更加可靠，会计报告的编制更加灵活。
自动记账如何运作？
自动记账操作简单。发票会计是一项机械工作，仅包括检查发票并将数据输入程序。在自动会计的情况下，程序会为我们完成此任务。
它不仅涉及发票的数字化，还涉及提取和解释文档中出现的数据并以自动化方式进行会计分录。
自动记账的优点
这种会计类型的主要好处是可以减少错误。它还 CEO电子邮件列表 通过减少纸张的使用、提高公司效率并节省时间和成本来帮助保护环境。
减少错误
当手动进行会计时，丢失或重复数据的可能性更大。一些会计错误可能会产生严重后果，例如在纳税申报表中。
会计中发票的手动管理还可能会在向供应商付款时产生错误（银行信息、发票金额或增值税百分比以及重复付款中的数据不正确）。
节省纸张
当客户以数字格式向我们发送发票时，程序会自动检测数据并将其发送到会计管理区域。这不仅有利于环境，而且避免了手动收集数据并将其放入 Excel 的步骤。
更高的效率
据估计，手工会计可能会消耗会计专业人员高达 70% 的时间。发票及其会计自动化使我们的咨询工作更加可操作，节省了会计流程中的一些步骤。
这些机械过程中节省的时间可以用于更复杂的任务。电子表格的传统会计世界不仅更加复杂和耗时，而且它使财务团队陷入重复的手动流程，而不是战略性地思考公司的未来。
节省时间和成本
通过不在文书工作和行政工作上花费太多时间，顾问将能够专注于定性任务并提高服务的个性化。因此，节省管理发票的时间反过来意味着节省成本。
会计自动化是迈向未来的一步，但是，要成功实现这一目标，必须考虑一些方面，主要是安全性和数据泄露的风险。
由于互联网上可能发生严重的违规行为，会计师需要将安全放在首位。这就是为什么我们必须拥有强大的隐私和防病毒系统，无论我们将数据存储在云端还是计算机上。
我们的努力不应仅限于计算硬件，我们还需要考虑移动设备和供应商管理的技术，例如云服务。
自动化还带来风险，例如实施的初始成本以及缺乏人类工作所提供的灵活性。
贵公司如何实施自动化会计？
市场上有各种各样的软件工具可以进行自动会计。以下是一些选择的标准：
评估您的业务需求。列出您公司执行的会计任务以及您的软件应包含的基本功能。
比较功能和价格。一旦您明确了自己的需求，就可以比较主要的会计软件工具为您提供的功能。
分析额外服务。越来越多的公司提供您可能感兴趣的额外套餐和服务，例如建议、培训、技术支持或补充软件。您必须评估您是否需要这些服务并分析其成本。
检查其简单性和功能性。获取该工具。选择之前检查其操作非常重要。大多数公司都会提供试用产品，以便您可以更好地了解它们并做出决定。尝试几次，看看该工具是否易于使用、直观，并且拥有您需要的一切。请记住包括持有的会计程序，这是市场上最完整的程序之一。
选择一个可以与您一起成长的工具。您选择的软件应该适合您的需求，但是，您的需求可能会随着您的成长而改变，因此您选择的软件工具也应该能够改变。
在颠覆时代，技术让财务团队能够专注于更复杂的任务。未来的会计师有望成为数据科学家和商业专家的结合体。
常见问题
公司会计自动化的平均成本是多少？
成本取决于提供商和软件的功能。一些提供商提供月度定价计划，而其他提供商则提供年度计划。平均成本在每月 10 到 100 欧元之间，尽管对于那些需求非常基本的公司也有免费软件。
是不是所有的公司都适合使用自动会计呢？
无论大小，每个公司都需要关闭其会计账簿。自动会计并不是专门为大公司设计的概念，它提供的优势服务于个体经营者、小型或大型公司。
会计自动化会取代会计师吗？
尽管目前的会计系统允许我们处理数据并自动执行会计师的许多任务，但这些系统只是这些专业人员的工具，而不一定是他们的替代品。
通过采用这些类型的技术，会计师可以扩展他们的技能并为客户提供更多服务。这些服务可以包括数据分析、预测和战略建议，增加它们可以为组织带来的附加值。