场外和现场扫描。在异地扫描中，服务提供商会在自己的位置扫描文档。但是，如果文档属于机密且敏感，则需要选择可以在现场完成工作的服务，以免您的文档在运输过程中放错位置或丢失。授权人员可以监视整个过程，以防止任何信息被盗。但是，与异地扫描相比，现场扫描可能更慢且更昂贵。
实际上，您可以数字化的文档类型没有限制。如果您要从头开始将所有纸质文档转换为电子版本，最好优先考虑以下类型的文档：
官方信函
财务文件
合同协议
医疗记录
人力资源文件
账单和发票
勘测图
其他大型文件
使用高质量扫描仪将文档数字化后，下一步是输入识别 阿尔巴尼亚whatsapp 数据 文件所需的描述信息。使用智能 OCR，您可以将扫描的图像转换为可读的文本，并使用不同的应用程序检索、阅读和共享它们。
有哪些文档数字化和管理服务？
您可以根据业务需求选择数百种文档数字化服务。在 business.com 上，我们研究了文档管理服务，以找到适合小型企业的最佳选择。为此，我们研究了几个重要因素，例如成本、易用性和存储容量。以下是我们选为最佳选择的文档数字化和管理服务：
Microsoft SharePoint。我们选择 Microsoft SharePoint 作为最佳文档管理软件，因为它具有熟悉的界面和工具，包括团队站点，允许用户按部门组织文档。它还鼓励协作，因为经过授权，其他团队的用户可以查看或编辑其他团队站点内的文档。
M-Files。我们选择 M-Files 作为最易于使用的文档管理软件，因为它的布局非常整洁和熟悉，类似于 Windows 文件资源管理器界面。它允许用户从中央仪表板执行大多数任务，并具有离线访问功能。其工作流自动化工具还可以帮助您组织任务并将其分配给适当的用户。
Dokmee。我们之所以选择 Dokmee 作为最佳安全文档管理软件，是因为其具有令人印象深刻的安全措施，包括审计日志功能和全天候数据监控。所有用户帐户均经过加密和密码保护。
FileHold Express。我们选择 FileHold Express 作为最佳可扩展文档管理程序，因为它专为成长型团队而设计。它可以容纳 5 到 20 个用户，并通过其 FileHold Enterprise 订阅层容纳更大的公司。切换到这些选项既快速又便宜。
以下是其他一些流行的文档管理系统：
电子文件柜
Zoho
圣殿
文件软件
赛特
高尾
主控
如何选择文档管理软件
在选择文档管理系统之前，请考虑您的企业对存储空间、排序和搜索工具以及安全性的要求。
另外，考虑一下您希望将系统托管在哪里。您想要现场解决方案还是由第三方管理的基于云的文档服务？
寻找一种允许您对某些文件设置权限限制的服务，因为这可以让您控制哪些员工可以访问某些文档。此外，将文档存储在云中的系统是理想的选择，因为用户可以从任何具有互联网连接的设备访问文件——对于拥有远程员工的企业来说，这是一项特别重要的功能。
最好的文档管理软件可让您的团队无缝协作。您不必使用多个程序来管理无纸化文档。确保您的应用程序具有可与扫描仪配合使用的成像工具、可自定义的文档创建模板以及可自动格式化扫描文件以符合办公或行业标准的工具。拥有一系列工作流自动化工具很有帮助，因为这些工具允许您为企业创建、编辑、审查和批准所有扫描文档。您还需要一个允许您导入各种数字文档（如 PDF、文字处理文件、电子表格和图像文件）的系统。