法规合规性支持：如果您在受监管的行业（例如医疗保健）运营，电子归档可提供 HIPAA、萨班斯-奥克斯利法案、FDA 良好生产规范或 ISO 9000/9001 法规合规性支持。当您处理关键或敏感文件时，此功能可为您的企业提供宝贵的保护和安心。
可扩展性：与传统归档相比，计算机归档的主要优势在于能够随业务扩展或发展系统。考虑一下随着业务的增长，您需要哪些高级功能。选择与业务一起发展的软件很重要，这样您就不必经历切换软件的过程。[阅读相关文章：选择小型企业文档管理系统的建议]
协作：电子归档系统让用户能够轻松共享和协作处理文档。寻找实时编辑、文件共享、插件集成和访问限制等工具。
集成：如果您的企业使用CRM 应用程序或 ERP 数据库，请寻找与这些程序集 澳大利亚whatsapp 数据 成的归档软件 - 这将使您的日常生活更加轻松。当然，您可以使用未与 CRM 或 ERP 集成的归档软件，但它可能会限制您的工作流程功能；也就是说，它可能会抑制您的团队访问、编辑、备份和监控在 CRM 或 ERP 中创建的文档的能力。许多文档管理解决方案与 Microsoft Outlook 等电子邮件程序集成。[阅读相关文章：如何选择最佳 Microsoft 文档管理系统]
当您要查看整个企业的文件时，搜索正确的文档可能是一场噩梦，甚至会花费您的金钱。普华永道估计，查找一份丢失的文档平均要花费公司 122 美元。此外，普华永道估计，在平均企业处理的 10,000 多份文件中，有 7.5% 丢失了。如果采用正确的索引程序，查找文档只需几秒钟，员工也可以远程访问他们需要的文档。
如何创建计算机化归档系统
创建自己的计算机化归档系统需要时间，但值得花时间和精力。最终会得到一个经过深思熟虑且井然有序的系统。
以下是为您的企业创建计算机化归档系统的六个步骤。
1. 决定谁拥有您的归档系统的所有权。
如果您不负责监管归档流程，请指派一名行政人员负责。确保您的整个团队都知道正在实施哪些变更以及谁负责监管该流程。这样可以让员工知道他们应该向谁提出问题以及谁被指定为跟踪重要文件的负责人。
2. 组织起来。
盘点一下您拥有的所有文件，了解它们的大小、用途、需要保存多长时间等。接下来，按照这些文件进行松散的整理。这是您实际归档过程的开始，因此请仔细考虑如何整理文件。
牢记您的主要目标：让别人尽可能轻松地快速找到文档。文件夹应具有清晰的秩序感，不应杂乱无章，也不应妨碍公司的工作流程。标签和分隔应保持一致。
3.使用子文件夹。
您不需要为每个小的子组创建一个文件夹。例如，您可以为“医疗记录”创建一个文件夹，然后按月或年在该文件夹类别中创建子文件夹，以使您的系统井然有序、整洁。