低环境足迹：文档跟踪系统可帮助您的公司实现无纸化，通过消除大量的硬拷贝，这对您和环境都有好处。
第三方集成：文档跟踪服务可让您与其他提高生产力的应用程序集成，例如 CRM、会计软件或日历。这可实现组织各个方面的无缝信息传输。
在选择文档跟踪服务时，您一定要注意一些功能。在开始搜索之前，请列出您认为可能需要的所有功能，并将它们分为“必须有”、“希望有”和“没有也可以”三类，以帮助您做出决定。
以下是您应该寻找的几个主要功能：
文档存储： DTS 将把您公司的所有文档集中存储在一个地方，方便搜索和检索。许多系统使用云存储，这为您的文档增加了额外的安全保障。
文档处理自动化：文档跟踪软件使用内置处理器轻松处理文档，从而 奥地利whatsapp 数据 加快工作流程。这通常包括从 Microsoft Office 或 Excel 导入和导出数据。
协作工具：文档跟踪服务允许多名团队成员处理一份文档，而无需等待个别更改，从而让员工轻松协作。如果需要，一名团队成员或经理可以创建访问限制以维护安全性或机密性。
文档安全：如果您从事的领域经常涉及敏感信息，例如医疗保健或法律服务，那么这是一项极其重要的功能。文档安全允许您控制对文档的访问，某些系统甚至可以自动遵循 HIPAA、萨班斯-奥克斯利法案、FDA 良好生产规范或 ISO 9000/9001 下的重要法规。
灾难安全和恢复：找到一家优先保护您的信息和文件的软件公司至关重要，因为数据泄露或存储问题可能会对您的业务造成灾难性的影响。寻找一家拥有成熟、灵活计划的供应商，可以根据您的独特需求进行调整。
版本控制：版本控制也称为版本控制，它允许用户保护和跟踪文档管理系统中对文档所做的更改。版本控制可确保跟踪和保存所有新编辑，并将文档的旧版本存档在系统中以供参考。
PDF 文档编辑器：此功能将使您能够无缝轻松地编辑 PDF 文档并添加文本、复选框、文本框或其他自定义内容。
批量上传：如果您经常需要一次上传多个文档，此功能可以让您一键完成上传，使流程更快、更高效。
移动访问：此功能非常适合拥有远程员工或外出员工的公司。它允许您从任何设备（包括笔记本电脑、台式机、平板电脑和手机）访问文档。
高级搜索：如果您的公司每天要处理大量文件，高级搜索功能可以让您的日常工作变得更加轻松，可以立即找到文件，并允许您按文档类型、元数据或公司特定信息进行搜索。此过程也称为索引。
最好的文档跟踪软件
为了帮助您为组织选择最佳的文档跟踪软件，business.com 审查了最佳的文档管理服务。以下是我们的最佳选择：
M-Files： M-Files 是 business.com 评选的最佳 DMS 软件。它是任何规模企业的绝佳选择，除了强大的文档跟踪工具外，还提供易于使用的协作和工作流自动化工具。