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创建有效的小型企业归档系统的关键因素是位置、访问和顺序。
小型企业文档管理系统 (DMS) 可以简化工作流程、增强安全性和灾难恢复、节省时间、减少错误并提高生产力。
小型企业应该寻找一种易于使用的文档管理解决方案，具有高安全性、灾难恢复、可扩展性、客户支持、文档扫描、最大正常运行时间、版本控制、协作工具和集成功能。
组织是管理成功企业的关键要素。虽然每家公司都有独特的组织需求，但如何跟踪、存储和管理内部文档会极大地影响运营效率。许多小型企业求助于文档管理系统 (DMS) 来简化这些业务流程。
小型企业文档管理系统有多种类型可供企业主使用，包括免费版和付费版。但是，最适合您企业的文档管理软件主要取决于您需要哪些功能。
为了帮助您选择文档管理系统，我们与小企业主讨论了您应该寻 白俄罗斯whatsapp 数据 找的优势和功能。
编者注：正在寻找适合您业务的文档管理系统？请填写以下调查问卷，以便我们的供应商合作伙伴联系您，了解您的需求。
如何为小型企业开发归档系统
适当的归档系统对于任何企业都是必不可少的，无论其规模或行业如何。据Datamation Imaging Services负责人 Jim Collins 称，正确归档的关键因素是位置、访问和顺序。
“文件应放在靠近需要访问它们的员工的位置，”柯林斯说。“必须组织文件以实现高效访问和提高工作效率，其中包括如何识别文件以及文件将保留多长时间。[文件]还必须具有结构化顺序，以确保可以可靠地找到所需内容。”
虽然所有企业的归档流程都大体相似，但您需要评估具体因素，例如是否应按姓名、数字或时间顺序归档文件。此归档系统可能因部门而异，但一旦您设置了系统，就应始终如一地遵循它。
Peachy Los Angeles的创始人 Erica Gilliand建议制定一个可以坚持的系统流程，例如按特定类别创建文件夹。她提供了可用于归档系统的类别示例：
总部（例如品牌、内容、财务、内部、法律、杂项文件）
客户，每个客户都有单独的文件夹（例如，设计、徽标、合同、仪表板）
教育
个人的
已归档
无论选择哪种归档系统，United Capital Source首席执行官兼创始人 Jared Weitz表示，创建一个标准化的标签和文件模板以确保所有员工的一致性和合规性非常重要。
什么是文档管理系统？
文档管理系统是档案系统不可或缺的一部分。它是一款全面的软件，可帮助您将办公室转变为无纸化办公室。这不仅对环境有好处，而且对您的业务也有好处。拥有所有文档的单一访问点可以简化工作流程并提高生产力。