有機會在文件工作流程的每個階段引入節省時間、使用者友好的流程自動化。在這裡，我們將引導您完成這些流程，並提供提示和技巧，以加快從文件建立到協作工作、審批工作流程和儲存的一切速度。
稍後，我們還將展示可用於全面自動化工作流程的軟體，以及來自 手機號碼清單 真實客戶的用例。透過我們的平台 Wrike 等工具，您可以提高工作流程的採用率，透過強大的 API 整合您的團隊所依賴的工具，並彌合文件工作流程中的更多差距。
自動化現有文件工作流程的機會
自動化文件工作流程並不意味著您必須從頭開始重建系統。
工作流程管理應用程式提供了多種方法來升級您的團隊用於將文件從構思到批准的可重複業務流程。
消除文件建立過程中的摩擦
自動化和整合可以顯著減少建立新文件所需的時間。作為獎勵，從自動化文件範本而不是紙本文件開始，可以標準化您的團隊所依賴的文件，消除資料輸入和其他手動流程，並使他們從工作流程一開始就可以存取所需的所有資訊。
例如，假設您的團隊定期向與您公司合作的服務提供者發送合約或採購訂單。
手動工作流程需要您每次要求新服務時開啟一個新文檔，重寫熟悉的標題，並輸入日期和聯絡資訊等基本資料。但隨著自動化的到位，您可以將流程數位化，並從一份文件開始，該文件已包含基本信息，例如工作編號、日期，甚至是他們之前合作過的承包商的付款詳細信息。
從本質上講，文件管理工作流程開始時的自動化可以簡化兩個重要元素：
文件內容：自動文件建立透過從記錄中提取一些內容並將其添加到不同格式的文件中，減少了團隊的清單。然後，在接收階段完成後，生成式人工智慧自動化可以將您收集的資訊轉換為更長的文檔，以便在您的團隊開始工作時為他們提供支援。
文件位置：您的工作流程還保證您的文件建立在正確的位置。如果沒有此步驟，以後查找和共享文件可能會更加困難。自動化用於建立新文件的平台和資料夾有助於防止重複文件、與利害關係人共享舊版本或遺失稍後進行合規性審計追蹤所需的文件等問題。
您可以在Microsoft Word、Google Docs、Adobe Acrobat 等PDF 工具，甚至是旨在建立具有更多設計或品牌元素的表單的線上應用程式中為您的基本文件（包括具有必填欄位功能的表單）設置模板。
這些工具可以幫助您以更少的錯誤開始可重複的任務。但為了創建簡化的文件流程並為高價值工作騰出更多空間，Wrike 的智慧文件工作流程可以更快地建立文檔，並從一開始就包含更多您需要的資料。
此外，透過最新的Work Intelligence®工具，Wrike 可以自動將您的筆記轉換為可操作的任務，以追蹤工作流程的下一階段。