如何让你的企业实现 100% 无纸化

[sohanuzzaman57]

实现无纸化办公是一个令人钦佩的目标。对于一些企业主来说，这是为了积极造福环境。对于其他人来说，这是为了维护一定的形象。对于其他人来说，这是为了省钱。无论您的动机是什么，如果您想让您的业务完全无纸化，您需要整合一些重要的策略。

纸张的秘密来源
在您完全致力于实现 100% 无纸化之前，您应该了解许多企业主忽视的隐蔽纸张来源。这些纸张来源很难消除，可能会破坏您完全无纸化的计划。

便笺纸。即使在数字化办公环境中，人们有时仍会依赖实体便笺纸来做笔记、记下日程安排，甚至在开会时随意涂鸦。定制印制的记事本或带有公司品牌的信笺纸和信纸也是一种特别的做法；放弃这些东西并不总是那么容易，即使在数字时代从技术上讲它们是不必要的。
一次性用品。您还需要考虑一次性杯子、盘子和餐具。 巴拉圭号码数据 即使您不直接向员工提供这些东西，他们也可能想从外面带进来，尤其是当他们在上班途中去当地快餐店吃午餐或去咖啡店时。
卫生纸。你忘了卫生纸吗？是的，这也是一种纸，即使我们认为它是绝对必要的。减少（甚至消除）卫生纸消耗的一个方法是 安装坐浴盆；这些浴室设备更卫生、更舒适，对你的健康更有益，但在办公室浴室中安装一个坐浴盆可能会带来很大的文化冲击。
餐巾和纸巾。餐巾和纸巾也属于纸张的一种，虽然它们很方便。您是否会在需要时定期使用布餐巾和毛巾？
5 步流程

如果您仍准备让您的业务实现 100% 无纸化，您可以遵循以下五步计划：

盘点所有纸张使用情况。美国办公室 每年总共要用掉 12.1 万亿张纸。你知道这些纸是从哪里来的吗？第一步是盘点所有纸张使用情况，甚至包括卫生纸和餐巾纸。这样，你就可以逐一消除每个来源。
开发数字和替代系统。第二步是最长也是最重要的一步：开发数字和替代系统以消除对纸张的需求。有时，这就像选择基于云的管理平台一样简单。其他时候，您需要跳出固有的思维模式来弄清楚如何消除对纸张的需求。
将现有纸质文件数字化。一旦您建立了该系统，您就可以开始将现有纸质文件数字化。如果您和大多数企业一样，您有大量纸质信息档案需要纳入您的新系统。
通知您的客户和合作伙伴。在此阶段，您将准备好开始通知您的客户和合作伙伴您的转变。如果他们目前向您发送纸质邮件，请务必向他们提供如何以数字方式发送此信息的说明 - 并尽可能方便地鼓励他们采用。
寻找落后者。完成所有这些后，您就可以开始寻找落后者。还有人给您发送实体邮件吗？在规划过程中，是否有任何纸质邮件用途可能被您忽略了？
无纸化的诸多好处

实现无纸化办公可能是一项艰苦的努力，但在最终实现无纸化办公之后可以享受到诸多好处：

降低成本。无纸化办公最明显、最直接的好处或许就是降低成本。即使你的办公室很小，你每年也可能至少要花费数百美元购买纸制品。
速度和效率。以数字方式传输信息比以物理方式传输信息更快、更高效。这是向速度和效率迈进的一步。
集中化和访问。过渡到集中式数字平台还可以提高可访问性并改善文档组织的集中化。只有一个事实来源，每个需要访问它的人都可以随时随地访问它。
环境效益。我们每年生产4.2 亿吨纸和纸板。这对环境来说是一个巨大的负担，而且是不可持续的。减少需求可以保护环境。
吹牛的权利。当然，一旦你实现了无纸化办公，你就可以吹嘘这一事实，并展示你作为创新领导者的品牌。
无纸化办公有利于保护地球、促进您的业务发展，并支持可持续发展的下一步发展。无论您的核心动机是什么，消除对纸张的依赖都是朝着正确的方向迈出的一步——即使您无法完全消除对纸张的依赖。